自费出国留学人员的档案如何存放和管理

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自费出国留学人员遇到的一个重要问题是本人档案的存放和管理，人才交流中心和国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，档案存到街道又会为出国和日后回国工作带来很多麻烦和困难。为了解决留学人员的实际困难，方便他们办理出国手续和回国工作派遣，解除其后顾之忧，经国家主管部门批准，教育部留学服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室(以下简称“留学人员档案室”)，专门从事留学人员档案的管理工作。自费出国留学人员均可将人事档案存放这里。

办理手续：

1、申请存档人员，需持本人身份证、国外教育机构的入学证明(上述文件均出示原件，递交复印件;已办妥护照者还需携带护照原件和复印件)、原单位介绍信及存档费来本室办理存档手续。

2、申请存档者已经出境，可委托他人代办。代办人需出具存档申请人的委托书、护照及国外教育机构的入学证明的复印件和代办人的有效证件办理存档手续。

3、暂未落实工作单位，或虽已落实工作单位尚无就业身份的留学回国人员，需持我驻外使(领)馆教育处(组)开具的“留学回国人员证明”、所获国外学历、学位证书等文件和档案管理费办理存档手续。

4、经本室审核同意后，申请存档人员(或委托代办人)需填写"存档人员登记表"，签订留学存档协议书。本室向申请人原单位出具“调档通知单”调档。

5、原单位接到调档通知后，将申请人档案和“档案转递通知单”一并转交本室。

6、经审核无误后，本室将签字盖章的档案转递单回执退回申请人原单位。

出国留学如何处理你的档案

出国留学档案应该放在学校、户籍所在地人才市场、交给留学服务中心保管档案。

1.学校

记住，不是所有的大学都有这项服务，只有部分学校提供户口档案留校，基本都是免费保留一两年，需要上交的资料需要视学校情况而定，如果两年后你的档案没有单位接收，那么你的档案和户口就会打回原籍，且学校不再发放就业报到证。毕业生可凭工作单位聘用手续、劳动合同以及大学毕业证来办理落户手续。

优点：学校有一定的诚信度，由他们保管比较放心，安全，还能以应届生身份参加公务员考试。

缺点：不能开具涉及人事关系的证明，且档案留校期间不能计算工龄，出国留学的档案空白（学校没有资格填写留学经历什么的）

2.户籍所在地人才市场

这种方法比较常见，大部分的同学最后档案都去了人才市场，优点是手续非常简便，免费。当然也有缺点，留学期间档案空白，不算工龄，还会让你失去应届生的身份（不能参加某项要求应届生的公务员考试，比如选调生）。

当然啦，一般留学回国的同学都可以通过毕业证来证明自己应届生和留学生的身份，所以留学生优待和福利基本上都会拿到，也不会因为档案存放地有任何差异。且人才市场也是正规的人事部门，是有保管档案的权力的。所以已经将档案存放在人才市场的同学也没必要转移档案。

3.交给留学服务中心保管档案

留学服务中心直属教育部，专门为出国留学人员提供服务的机构，主要为下面几种留学生提供档案代管：

1）国内高校毕业直接出国攻读学位的留学人员（无工作经历）;

2）国内高校在读期间办理完毕退学手续，直接出国攻读学位的留学人员;

3）国内高中毕业直接出国攻读学位的自费留学人员（国家公派留学人员、出国做博士后研究或访问学者除外）

优点：留学服务中心是国家唯一一个提供留学服务的单位，为留学生提供境外学历学位证书认证，回国就业报道证等一条龙服务，如果小伙伴们想回国去北上广深一线城市落户或者办理留学认证等手续，把档案存在留学中心会非常的方便。最最重要的是2015年1月1日起，取消了档案保管费。

　　要准备出国留学了，我的档案该怎么办?要考虑哪些问题?

　 ⒈教育部留学服务中心在外省（市）是否有分支机构代办留学人员存档业务？ZhaoSheng.net

　答：没有。教育部留学服务中心留学人员档案室只设在北京。

　 ⒉出国留学将档案存放在留学服务中心与存放在户籍所在地人才机构有何区别？对今后回国办理其它手续是否有影响？

　答：没有本质区别。留学人员出国前可自愿选择将档案存放在户籍地人才机构或留学服务中心。无论存放在哪里，对今后学成回国办理学历学位认证、就业报到证等，均无任何影响。

　 ⒊自费出国留学人员的档案存放在留学服务中心，党员组织关系可一并转入吗？

　答：不能转入教育部留学服务中心。根据中组部?组通字201533号?文《中共中央组织部关于做好高校毕业生党员组织关系管理工作的通知》中的规定：出国留学和出境学习的高校毕业生党员，应将党组织关系保留在原就读高校党组织。

　 ⒋个人能保管档案吗？

　答：不能。根据中组部、人事部(现人社部)《关于流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员档案，严禁个人保管他人人事档案。如档案在个人手中，请及时将档案存放在户籍所在地的人才机构、街道办事处。

　 ⒌办理留学存档、档案转出、补交档案保管费等手续时，可委托他人代办或邮寄办理吗？

　答：以上业务可委托他人代办，均不受理邮寄办理。因特殊情况本人不能办理的，可委托他人持相关材料及委托书前来代办。

　 ⒍出国（境）前将档案存放在留服中心，但因某种原因未能获得国（境）外学历学位证书，回国后档案如何转出？

　答：因每个人情况不同，档案转出时所需材料可能也不同。请留学人员前去咨询，将根据您具体情况，提出档案调转建议。

　 ⒎出国留学时档案一直在个人手中保管，能到留服中心直接将档案存入吗？

　答：不能。若本人仍在国(境)外攻读学位尚未结束课程，请先将档案及时存放到本人户籍所在地的档案保管机构，如仍想将档案存放在留服中心，请按照?留学存档?栏目中的?出国留学人员长期存档?要求及材料，前来办理存档手续。

　 ⒏忘记用户名或密码怎么办？

　答：2015年3月23日以后在教育部留学服务中心办理存档手续的人员，可登录?留学存档在线服务系统?利用?取回密码?功能找回密码。

　在此之前注册的留学人员不能使用该系统找回密码。如需查询，可通过电子邮件或电话咨询教育部留学服务中心。

　 ⒐?档案转递通知单?是什么？档案中必须有它吗？

　答：?档案转递通知单?是档案从一个档案保管机构转至另一个档案保管机构的转接依据，在档案转递时由甲方保管机构开具至乙方保管机构的，须放进档案中。根据人事部发201490号文规定：转递档案时需填写?档案转递通知单?。

　 ⒑如何查看我的档案办理状态？

　答：2015年3月23日以后在教育部留学服务中心办理存档手续的人员，可登录?留学存档在线服务系统?，进入?个人中心?，查看?我的档案记录?即可看到档案办理状态。

　在此之前注册的留学人员，可通过电子邮件或电话咨询档案办理状态。

　 11.我在留学服务中心办理完?回国工作就业报到证?后，何时办理档案转出？

　答：在留学服务中心回国处办理完?回国工作就业报到证?后，请在获得?报到证?之日起40天内办理档案转出手续。

　 ⒓如果我在京落户手续没有办成，档案还能存放在留服中心吗？

　答：不能。如果您在京落户手续没有办成，请于尽快将档案转回原户籍所在地人才服务机构，不能滞留在北京。

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